Trang Chủ > Tin Tức > Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn cho doanh nghiệp

Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn cho doanh nghiệp

1804 Lần Xem

Một trong những điểm ưu việt của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng  lưu trữ và bảo quản dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng nhiều doanh nghiệp còn khá bối rối về cách lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn.

1. Quy định pháp luật về lưu trữ hóa đơn điện tử

Hiểu một cách đơn giản thì lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.

Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC  quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”

Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thông qua các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.

>> Xem chương trình quà tặng

2.Cách lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, anh toàn

Với hóa đơn mua vào

  • Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
  • Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
  • Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
  • Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
  • Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

Với hóa đơn điện tử bán ra

  • Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
  • Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
  • Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần
  • Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu

>> Xem chương trình quà tặng

3. meInvoice là giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay

MISA là thương hiệu uy tín với 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế,… cho hơn 250.000 tổ chức và hàng triệu cá nhân. Với sự đóng góp đáng kể cho ngành kế toán – tài chính, uy tín và chất lượng của các sản phẩm MISA trên thị trường là điều không thể phủ nhận.

Là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi MISA, meInvoice đang từng bước chiếm lĩnh thị trường hóa đơn điện tử và chiếm trọn lòng tin của khách hàng cũng như báo chí chuyên môn với ấn tượng là phần mềm HĐĐT an toàn nhất, dễ sử dụng nhất.

ính an toàn, bảo mật trong lưu trữ hóa đơn điện tử của meInvoice được chứng minh qua những công nghệ độc quyền và chứng nhận mang tầm quốc tế:

  • MISA có hạ tầng công nghệ thông tin quy mô về cả số lượng và chất lượng. Điều này đảm bảo cho sự liên tục trong vận hành hệ thống ngay cả khi số lượng khách hàng sử dụng lên đến hàng trăm nghìn doanh nghiệp trên cả nước.
  • Phương án dự phòng luôn được MISA chuẩn bị kỹ lượng bằng việc đặt các máy chủ dự phòng ở nhiều vị trí khác nhau nhằm hạn chế tối đa rủi ro về mất dữ liệu của khách hàng.
  • Trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3, có khả năng lưu trữ dữ liệu hóa đơn lên tới 10 năm theo quy định luật Kế toán. Khách hàng có thể hoàn yên tâm khi lưu trữ trực tuyến trên hệ thống của meInvoice mà không lo mất, hỏng, thất lạc hóa đơn.
  • Là phần mềm duy nhất có đầy đủ chứng chỉ, quy trình về bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn ISO 27.000 và CSA Star
  • Là phần mềm tiên phong và cũng là duy nhất hiện nay áp dụng thành công công nghệ Blockchain chống giả mạo, mất cắp hóa đơn điện tử và đảm bảo tính minh bạch cho doanh nghiệp.
  • MISA là thương hiệu uy tín với 25 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin. Các sản phẩm của MISA mang tính đồng nhất cao nên khi kết nối với nhau luôn đảm bảo sự chính xác, an toàn thông tin cho đơn vị sử dụng.

Trên thực tế, MISA đã triển khai thành công hóa đơn điện tử và giải quyết vấn đề kho lưu trữ cho rất nhiều doanh nghiệp lớn với lượng hóa đơn lưu trữ “khủng” như: VTC, KAROFI, TÂN HOÀNG MINH GROUP, ALPHABOOKS, ABBANK … Với kinh nghiệm và uy tín của mình, phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA tự tin đem đến giải pháp lưu trữ an toàn, đáp ứng đầy đủ nhu cầu về số lượng và chất lượng cho mọi doanh nghiệp.

Đồng hành cùng cơ quan thuế, MISA triển khai chương trình ưu đãi lớn nhất từ trước đến nay dành riêng cho khách hàng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong Quý I/2020:

– Miễn 5 loại phí khởi tạo hóa đơn điện tử lên tới 5 TRIỆU ĐỒNG:

  • MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
  • MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế
  • MIỄN 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
  • MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm. Không thu phí duy trì hàng năm
  • MIỄN 100% phí dùng thử phần mềm

Khách hàng có nhu cầu  tư vấn phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 0903368867 hoặc xem báo giá:

>> Xem chương trình quà tặng